Evenement organiseren, melding of vergunning

Melding evenement

• indien een eendaags evenement voldoet aan de volgende voorwaarden, is er sprake van een evenement waarvoor een meldingsplicht bestaat:
•  het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 75 personen;
•  het evenement vindt plaats op één dag tussen 09.00 uur en 01.00 uur;
•  er wordt geen muziek ten gehore gebracht vóór 07.00 uur en ná 23.00 uur;
•  het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of vormt anderszins een belemmering voor het verkeer en/of de hulpdiensten
•  slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10m2 per object
•  er is een organisator

Als u niet voldoet aan bovenstaande voorwaarde dan heeft u een evenementenvergunning nodig.

Bij het organiseren van een evenement kan het zijn dat u niet alleen een evenementenvergunning nodig heeft. Maar misschien ook een ontheffing artikel 35 Alcoholwet, omgevingsvergunning of een vergunning van het plaatsen van reclameborden.

Altijd inleveren:

• situatie tekening met alle objecten.
• Programma /draaiboek

Bij een B en C

• Situatie tekening op schaal met alle objecten
• Veiligheidsplan (zie format onder meer informatie)
• Verkeersplan/omleiding bij het afzetten van de weg.

 Eventueel nog inleveren

• Akoestisch onderzoek
• Tentboek /constructie gegevens objecten.

Constructieplan grote objecten

U wilt grote objecten opbouwen bij een evenement, zoals een podium of een grote tent. Wij willen zeker weten dat het bouwsel veilig is. Daarom moet u een constructieplan maken. Daarin beschrijft u per object hoe u het bouwsel gebruikt en geeft u informatie over de brandveiligheid, de constructie, en de maatregelen die u neemt bij extreem weer.

Wel gegevens aanleveren

Over deze objecten levert u gegevens aan.

• Tenten hoger dan 5 meter of groter dan 25 m2.
• Overkapte podia en tribunes.
• Podia en tribunes hoger dan 1 meter of groter dan 75 m2.
• Hoge stellages of decors.
• Gestapelde containers.
• Andere constructies die voor publiek toegankelijk zijn.

Geen gegevens aanleveren

Voor de volgende constructies levert u geen gegevens aan. U moet deze objecten wel intekenen op de situatietekening.

• Kramen.
• Mobiele podia op truck of aanhanger.
• Springkussens.
• Tenten met een oppervlak kleiner dan 25 m2.
• Podia en tribunes tot 1 meter hoogte en kleiner dan 75 m2.

Eerst lezen

In onderstaande documenten vindt u alle eisen die we stellen aan de constructies.

• COBc Richtlijn constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning 2018
• Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

Hieronder vindt u andere handige informatie.

• ESI: Brandveiligheid op evenementen: Regel het goed
• Techniek Nederland: brochure Bliksembeveiliging bij buitenevenementen (PDF, 3,3 MB)

Aan de slag

Wij hebben de volgende informatie van u nodig:

Gebruik per object

• Naam van het bouwsel
• Soort constructie: bijvoorbeeld een hal, yurt, circustent, pagodetent, podium, tribune of stretchoverkapping.
• Functie in dit evenement: bijvoorbeeld publieksruimte, crew, catering, expositie, garderobe.
• Als het een publieksruimte is: het maximaal aantal mensen op het drukste moment.
• Afmetingen: lengte, breedte en hoogte.
• Geplande belasting: het maximale gewicht dat erop komt te staan of eraan komt te hangen.
• Ondergrond en omgeving: bijvoorbeeld zand, gras, veen, beton, fundering, parkeergarage, kade, maar ook de hoogte ten opzichte van het omliggende terrein.
• De manier van verankering: bijvoorbeeld in de grond, met gewichten of met een zware vloer.

Brandveiligheid publieksruimten

• Brandveiligheidscertificaat (voor tenten en brandgevoelige objecten).
• Indelingstekening met wat waar staat.
• Vluchtplan: geef aan waar de nooduitgangen zijn en hoe breed ze zijn. En ook de plekken van de nooduitgang-borden en noodverlichting.

Constructieve verantwoording

• Tenten moeten voldoen aan de standaardnorm NEN-EN 13782.
• Podia, tribunes en andere grote objecten moeten voldoen aan de standaardnorm NPR 8020-51.

Deze gegevens zet u in de tekening:

• Naam object, tekeningnummer, datum (wijzigingsdatum), schaal.
• Afmeting en overzicht van de constructie.
• Afmetingen constructie-elementen en profieldoorsneden.
• Grondverankeringen / ballast / ballastvloer.

U moet met een berekening aantonen dat de constructie sterk genoeg is. U houdt daarbij rekening met zaken als het eigengewicht, gewicht van personen, objecten en voertuigen en windkracht. De berekening moet in het Nederlands zijn. Of u moet een samenvatting van de berekening in het Nederlands meesturen. We toetsen de berekening op materialen, onderdelen en samenhang van de constructie.

Deze gegevens zet u in de berekening:

• Naam van het object.
• Sterkte (in de uiterste grenstoestand).
• Kantelveiligheid, schuifveiligheid en opwaaien.
• Gewicht: druk op de ondergrond.
• Fundering: zoals druk-verdelende platen, schoren, tuien en verankeringen.
• Stabiliteitsvoorzieningen.
• Draagconstructies met hun verbindingen, zoals materialengebruik, mechanische eigenschappen en de profielgrootheden.

Maatregelen bij extreem weer

Geef aan hoe u rekening houdt met extreem weer. En welke maatregelen u neemt per extreem weertype.

Vraag uw vergunning tijdig aan. De complete aanvraag moet minimaal 14 werkdagen bij een melding, minimaal 8 weken bij een catagorie A evenement en minimaal 20 weken bij een catagorie B of C ingediend zijn.

Op basis van een risicoscan wordt bepaald onder welke categorie uw evenement valt

•  categorie A: evenement met een laag risico
• categorie B: evenement met enig risico
• categorie C: evenement met een hoog risico.

Bent u het niet eens met de beslissing van de gemeente? Dan kunt u bezwaar maken. Daarmee laat u de gemeente weten waarom u het niet eens bent met de beslissing. Doe dat binnen 6 weken. De gemeente kijkt dan nog een keer naar uw aanvraag en neemt opnieuw een beslissing.

Bent u het daarna nog steeds niet eens met de beslissing van de gemeente? Dan kunt u aan de rechtbank vragen of de gemeente een goede beslissing heeft genomen. Dat heet ‘in beroep gaan’.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met team APV-vergunningen, bereikbaar via apv@over-gemeenten.nl.

• Wet geluidhinder (vervallen 01-01-2024)
• Wet veiligheidsregio's
• Zondagswet
• Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

• stand van zaken nieuwe subsidieregeling SEG22
• bijlage-veiligheidsplan-65d71414becea019442270.pdf
• bijlage-handleiding-veiligheidsplan-65d7141d98f10518697869.pdf